Wiele firm zajmujących się wynajem wirtualnego biura w swojej ofercie posiada również usługę wynajmu biura na godziny. O co dokładnie w niej chodzi?

Jest to możliwość wynajmu pomieszczeń biurowych na godziny. Potrzebujesz przeprowadzić rekrutację pracowników? A może planujesz zorganizować konferencje czy też inne spotkanie biznesowe? Jeśli tak, to opcja wynajmu biura na godziny jest dla Ciebie stworzona.

Firmy oferujące taką usługę zwykle dysponują:

• profesjonalnym stanowiskiem pracy,
• dostępem do bezprzewodowego Internetu,
• salą konferencyjną,
• sprzętem multimedialnym
• aneksem kuchennym.

Zapewne wiele osób, które zdecydowały się na wynajem wirtualnego biura, ma problem z kwestią wyboru adresu dla swojej firmy. Jest to trudne, ponieważ w pewnym stopniu ilość klientów zależy od biura jakie posiada dana firma. Jeżeli adres jest prestiżowy to przyciągnie klientów, jeżeli jednak siedziba mieści się w domu bądź pod nieznanym adresem umiejscowionym na obrzeżach jakiegoś małego miasta, to klientów może być zdecydowanie mniej.

Jaki wirtualny adres wybrać?

Otóż najlepiej postawić na jakieś duże, znane miasto np. Kraków. Jest to jedno z miast w Polsce, które ściąga rocznie największą ilość turystów oraz w którym prosperuje wiele firm. Liczba ponad 750 000 tysięcy mieszkańców również mówi sama za siebie. Właśnie z tych powodów warto wybrać dla swojej firmy adres jednego z krakowskich centrów biznesowych.

Oferowane są najlepsze adresy w Krakowie, a nie te mieszczące się gdzieś w zakamarkach i na obrzeżach tego miasta. Warto wybrać najlepszy adres dla swojej firmy, by godnie reprezentował on Twoją firmę. Zaufaj mi, że prestiżowy adres przedsiębiorstwa to połowa sukcesu, gdyż przyciąga on sporą ilość klientów. A wiadomo, bez klientów nie ma biznesu.

Do podpisania umowy najmu niezbędne jest posiadanie ze sobą dowodu osobistego. Podpisanie umowy może nastąpić również poprzez pełnomocnika, który powinien posiadać pełnomocnictwo w formie pisemnej. Nie jest jednak wymagane żeby było ono sporządzone w formie aktu notarialnego.

 Co musi zawierać umowa najmu wirtualnego biura?

• datę zawarcia umowy
• datę wejścia umowy w zycie
• dane z dowodu osobistego
• numer NIP
• dane firmy korzystającej z usług wirtualnego biura
• częstotliwość uiszczania opłat za wynajem

Pamiętaj, że umowa najmu jest bardzo ważnym dokumentem między Twoją firmą, a firmą wynajmującą Tobie wirtualny adres.

Usługi oferowane w ramach wirtualnego biura:

• rejestracja firmy pod wybranym adresem
• indywidualne numery telefoniczne
• odbiór telefonów i faksów
• odbiór i przesyłanie korespondencji
• odbiór i obsługę skrzynki mailowej
• obsługę prawną i księgową
• przechowywanie dokumentów
• rejestrację podmiotów gospodarczych w KRS, US, ZUS, GUS
• wsparcie księgowe, prawne, informatyczne
• założenie rachunku firmowego
• skrytkę pocztową
• wynajem sal na spotkania biznesowe
• dobór optymalnej lokalizacji na nową fabrykę, oddział, sklep lub biuro
• tworzenie biznesplanów
• wsparcie doradcze w różnych dziedzinach
• wyrabianie pieczątek, wizytówek i innych elementów Systemu Identyfikacji Wizualnej
• wynajem biurek dla freelancerów lub na coworking

Rozpoczynając prowadzenie swojego biznesu warto wziąć pod uwagę kwestię wirtualnego biura. Jest to zdecydowanie tańsza opcja niż wynajmowanie biura, z wielu względów m.in. nie trzeba zatrudniać dodatkowych pracowników. Wynajmując zwykłe biuro należy płacić rachunki za media, zatrudnić pracowników obsługujących telefony, pocztę itp. a dodatkowo ponosić koszty, które są uzależnione głównie od m2.

Z tytułu wirtualnego biura również pobierane są opłaty, których wysokość zależy od wybranego pakietu. Jednak są to kwoty zdecydowanie mniejsze niż za wynajęcie tradycyjnego biura.

Przykładowo za pakiet podstawowy wirtualnego biura, w którego skład wchodzi rejestracja firmy pod adresem usługodawcy oraz odbieranie korespondencji, należałoby zapłacić w granicach od 45 do 100 zł + VAT za miesiąc. Istnieje również możliwość wynajmu gabinetu czy też sali konferencyjnej jednorazowo, bez konieczności wynajmowania biura i ponoszenia comiesięcznych opłat. Wtedy koszta są znacznie niższe, ponieważ dokonuje się opłaty za godzinę wynajmu. Cena wynajmu sali konferencyjnej zależy od wyposażenia danej sali. W tej sytuacji płacimy tylko za to, co jest nam niezbędne.

Warto zainteresować się tą możliwością, gdyż umożliwia zaoszczędzenie pieniędzy nowym przedsiębiorcom, którzy podczas zakładania firmy spotkają się z wieloma innymi wydatkami, które są priorytetem do prawidłowego funkcjonowania biznesu.