Serdecznie zapraszamy do skorzystania z usługi wirtualnego biura w Krakowie

TELEFON: + 124 420 261



Prowadząc firmę przedsiębiorca może stanąć przed szeregiem przeszkód, które mogą znacznie utrudnić jego pracę. Z pomocą przychodzi wirtualna asystentka. Jak działa i w jakich sytuacjach się sprawdzi? Omówmy to.

Zdarzają się momenty, w których nie możesz dotrzeć do biura. Jest to pierwsza sytuacja, w której pomoże Ci wirtualna asystentka, która przekieruje firmowe połączenia bezpośrednio na Twój numer komórkowy. Jeśli jednak potrzebujesz czasu na przygotowanie ważnych projektów wówczas asystentka będzie przejmowała Twoje połączenia i informowała Cię o nich mailowo, dzięki czemu będziesz mógł sam zdecydować, które z nich mogą poczekać, a które są priorytetem.

Wirtualna asystentka wykona również połączenia w Twoim imieniu np. w celu potwierdzenia spotkania biznesowego bądź przekazania konkretnych informacji. Dzięki temu Twoi klienci i kontrahenci będą czuli się szanowani i profesjonalnie obsłużeni, a Ty nie będziesz musiał wisieć całymi dniami nad telefonem.
Prowadząc działalność przedsiębiorca zazwyczaj robi wszystko, co w jego mocy aby dowiedziała się o niej jak największa grupa ludzi. Aby usługi bądź towary firmy cieszyły się zainteresowaniem niezbędny jest pozytywny wizerunek firmy.

Wizerunek to sposób w jaki firma jest przedstawiana i postrzegana przez klientów. Ma on zatem ogromne znaczenie odnośnie zaufania jakim firma zostanie obdarzona. W dzisiejszych czasach wizerunek budują przede wszystkim media elektroniczne takiej jak Internet, radio, telewizja.

E-wizerunek można budować na różne sposoby. Jednym z nich jest zapewnienie firmie prestiżowego adresu. W tym celu przedsiębiorcy zazwyczaj decydują się na usługi wirtualnych biur, dzięki czemu przy stosunkowo niskich kosztach przedsiębiorca będzie mógł zarejestrować swoją działalność w centrum dużego miasta, co znacznie podnosi wiarygodność firmy.

Bardzo istotna jest również kwestia strony internetowej oraz wirtualnego biura prasowego. Strona www przedstawia politykę oraz przedmiot działalności firmy. Ma również wpływ na wizerunek dlatego niezwykle istotne jest by prowadzona była w sposób rzetelny, schludny i przejrzysty. Na stronie tej warto zamieścić witrynę, z której dziennikarze będą mogli pobierać aktualne informacje o firmie, jak również śledzić jej bieżącą działalność - jest to tak zwane wirtualne biuro prasowe.

Osoby korzystające z usług wirtualnego biura bardzo często prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, ponieważ samodzielnie radzą sobie z zadaniami swojej firmy. Czasem nawet oni potrzebują pomocy, jednak nie chcą w tym celu zatrudniać pracownika, gdyż wiążę się to nie tylko z jego wynagrodzeniem, ale także zapewnieniem mu odpowiedniego miejsca do pracy wraz z wyposażeniem, a także opłacaniem niezbędnych składek ubezpieczeniowych, a to wszystko sporo kosztuje.
Niektóre wirtualne biura wychodzą naprzeciw potrzebom tych jednostek i oferują wynajęcie pracownika na godziny. Zajmie się on adresowaniem kopert, nadawaniem przesyłek na poczcie, wyszukiwaniem informacji, obsługą klienta itd.

Jest to bardzo pomocne, gdyż to właśnie takie drobne czynności zajmują sporą część cennego czasu przedsiębiorcy.
Cena za taką usługę zazwyczaj wyliczana jest na podstawie ilości przepracowanych godzin, a stawka za godzinę pracy waha się w okolicach 20 zł netto.   
5 sił Portera to model, który służy do badania konkurencji, a także szans i zagrożeń występujących w otoczeniu firmy.

Za 5 sił uznaje się:
1. Natężenie walki konkurencyjnej wewnątrz sektora.
2. Groźba pojawienia się na nowych producentów.
3. Groźba pojawienia się substytutów.
4. Siła przetargowa dostawców.
5. Siła przetargowa nabywców.

Porter określił trzy strategie do radzenia sobie z konkurencją:
1. Strategia odróżniania się od konkurencji - budowanie marki, oferowanie nowych cech produktu, proponowanie wartości dodanej.
2. Strategia przodownictwa kosztowego - obniżenie kosztów produkcji lub oferowanie danej usługi bez zmiany ceny.
3. Strategia niszy rynkowej - znalezienie obszaru bez konkurencji, dzięki czemu będziemy mogli uzyskać wyższe ceny i marże.

Zobacz także jak zwrócić uwagę Klienta

W większości wpisów skupiliśmy się na tym jakie zalety niesie ze sobą wirtualne biuro. Ta forma nie jest jednak optymalna dla wszystkich przedsiębiorstw i należy zdać sobie z tego sprawę, tak by później nie żałować swojego wyboru.

Do wad wirtualnych zalicza się między innymi:
- brak bezpośredniego kontaktu z klientem, który jest kluczowy w niektórych formach działalności,
- podczas obszernej korespondencji z klientami, którzy wymagają szybkiej odpowiedzi lepiej urządzić własne biuro,
- niestety bardzo często dochodzi do sytuacji, w których Urząd Skarbowy nie nadaje numeru NIP spółkom chcącym funkcjonować pod adresem wirtualnego biura,
- firmy działające pod wirtualnymi biurami często prowadzą nielegalne interesy dlatego często kojarzone są z nierzetelnymi osobami, co znacznie ogranicza zaufanie potencjalnych klientów.
Kilka lat temu pojawiły się wątpliwości na temat legalności działań wirtualnych biur. Wszystko za sprawą Urzędów Skarbowych, które w niektórych przypadkach odmawiały nadania numeru NIP osobom pragnącym zarejestrować swoją działalność gospodarczą. Odmowę swoją motywowały: “Brakiem wskazania w zgłoszeniu identyfikacyjnym numeru konkretnego lokalu w budynku oraz brakiem wykonywania pod wskazanym adresem siedziby Spółki funkcji zarządczych.” 

Problem ten został całkowicie rozwiązany przez Naczelny Urząd Administracyjny. Określił on, że nie ma żadnych przepisów, które nakazują wskazanie lokalu o tego typu właściwościach. Uznał także, że Urząd Skarbowy na podstawie własnych przesłanek nie wykazał, iż nie można wykonywać funkcji zarządczych pod wskazanym adresem.

Reasumując, korzystanie z wirtualnych biur jest w pełni legalne i staje się coraz bardziej powszechne zarówno dla start-upów, wolnych zawodów, jak i małych firm pracujących w online.